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source_rel: 06_财务报销与对账/01_发票处理/发票文件整理与合并SOP.md

text:
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title: 发票文件整理与合并SOP
category: 财务报销与对账
tags: ["发票", "PDF", "报销", "文件命名", "合并发票"]
source: Hermes 财务任务沉淀，经用户确认同步至 NAS 共享知识库
created_at: 2026-05-16
visibility: studio-internal
safety: 不含密钥、账号凭证、私聊原文或个人流水
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title: 发票文件整理与合并 SOP


heading: 发票文件整理与合并 SOP

source_rel: 06_财务报销与对账/01_发票处理/发票文件整理与合并SOP.md

text: # 发票文件整理与合并 SOP

title: 发票文件整理与合并 SOP


heading: 适用场景

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text:
## 适用场景

用于处理用户上传的一批电子发票 PDF、合并发票文件、AI 软件费发票、办公费用发票、采购发票等，需要整理为报销明细、报销汇总或后续审批附件的场景。

title: 发票文件整理与合并 SOP


heading: 输入材料

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text:
## 输入材料

- 原始发票 PDF 或合并 PDF。
- 用户说明的报销用途、费用类别或项目归属。
- 如有：文件名中的发票张数、总金额、费用类别、日期范围。
- 如有：对应订单号、服务周期、付款截图或审批要求。

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heading: 操作步骤

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text:
## 操作步骤

1. 保留原始文件，不直接覆盖。
2. 逐张提取发票结构化信息：发票号码、开票日期、购买方、销售方、项目名称、规格型号、数量、金额、税额、价税合计、备注/订单号。
3. 如果是合并 PDF，先确认实际发票页数和可识别发票数量。
4. 如果文件名或用户消息包含张数、总金额，必须与提取结果做一致性校验。
5. 按发票号码去重；同一发票在多页或多行明细中出现时，只在发票级汇总中统计一次。
6. 按费用类别、项目名称或用户指定口径生成汇总。
7. 对识别不清、类别不确定、金额不一致的项目标记为“待确认”，不要静默猜测。
8. 输出发票明细表、汇总表和异常检查说明。

title: 发票文件整理与合并 SOP


heading: 建议明细字段

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text:
## 建议明细字段

- 序号
- 发票号码
- 数电发票号码（如有）
- 开票日期
- 购买方名称
- 销售方名称
- 项目名称
- 规格型号
- 数量
- 不含税金额
- 税额
- 价税合计
- 备注 / 订单号
- 费用类别
- 待确认事项

title: 发票文件整理与合并 SOP


heading: 校验规则

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text:
## 校验规则

- 不含税金额合计 + 税额合计应等于价税合计。
- 发票数量应与用户描述或文件名一致。
- 总金额应与用户描述或文件名一致。
- 发票号码、数电发票号码需检查重复。
- 多行发票不能在发票级总额中重复统计。
- OCR 或 PDF 解析失败的发票必须单独列出。

title: 发票文件整理与合并 SOP


heading: 文件命名建议

source_rel: 06_财务报销与对账/01_发票处理/发票文件整理与合并SOP.md

text:
## 文件命名建议

整理输出文件名建议包含：

```text
日期-张数-总金额-用途-发票明细.xlsx
日期-张数-总金额-用途-合并发票.pdf
```

示例：

```text
20260512-20张-5544.14元-AI软件费发票明细.xlsx
```

title: 发票文件整理与合并 SOP


heading: 输出标准

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text:
## 输出标准

- Excel 至少包含“发票明细”“费用汇总”“异常检查”三个 sheet。
- 金额字段为数值格式，发票号码按文本保存。
- 合计行清晰可复核。
- 异常项不得隐藏，应在“异常检查”中列出。
- 返回给用户前确认文件可打开、金额合计正确。

title: 发票文件整理与合并 SOP


heading: 注意事项

source_rel: 06_财务报销与对账/01_发票处理/发票文件整理与合并SOP.md

text:
## 注意事项

- 不在共享知识库保存原始发票、个人账号、完整个人流水或私聊原文。
- 不输出 API key、token、cookie、Feishu secret、NAS 密码等凭证。
- 发票用途不明确时，先按“待确认”处理。

title: 发票文件整理与合并 SOP


heading: 税务平台导出表与飞书已提交发票匹配

source_rel: 06_财务报销与对账/01_发票处理/发票文件整理与合并SOP.md

text:
## 税务平台导出表与飞书已提交发票匹配

> 来源：NAS共享知识库合并审批 `nas-kb-approval-20260523-080418` / `op-001-tax-export-feishu-invoice-match`；写入日期：2026-05-23；审批实例：`97A56661-9B76-4E58-9437-76F6BC9115B1`；来源 profile：finance。

用于把税务平台导出的发票工作簿，与飞书审批或报销系统中已提交的发票状态做匹配标记。

1. 同时检查 `发票号码` 与 `数电发票号码` 字段；不同来源可能只填其中一个，不能只按单一字段匹配。
2. 先建立发票级唯一键：优先使用数电发票号码，其次使用发票号码；两者都缺失的记录进入“待确认”。
3. 金额统计以发票级基础信息表为准，避免把同一张发票的多行项目重复计入总额。
4. 行项目标记可在信息汇总表或明细表中完成，但应保留发票级汇总与行级明细的对应关系。
5. 输出时至少包含：已匹配、未匹配、号码冲突、金额不一致、字段缺失五类检查结果。
6. 不把真实发票号码、审批单号、供应商明细、税号或个人报销信息写入共享知识库；如需示例，使用脱敏占位值。

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